アウトプット

相手の疑問に的確に答える説明力のポイント

とまこラボ

何かを説明する時に聞き手についてちゃんと伝わっているか気になりませんか?

自分の説明力が無いから言いたい事をしっかり伝えられない・・・そんな人は説明力のポイントを身に着ける事をおすすめします。

このページでは

  1. 説明力に大切な事
  2. 上手に説明する為に必要な事
  3. 説明を分かりやすくするコツ

これらをまとめています。是非最後まで読み進めて下さい。

説明力とは

説明力に大切なポイントは時間間隔・要約力・例示力この3つになります。

それぞれを詳しく見ていきましょう。

時間間隔

限られた時間の中で過不足なく意味を伝える為に大切なのは自分の発言を時間で管理するクセをつける事です。

ほとんどの人が自分が1分間でどのくらい話せるのか正確に把握していないと思います。

例えば15秒で自分がどのくらいの言葉を話せるのか知っていますか?

まずこの15秒間に自分がどのくらい話せるのかを知ることが大切です。

15秒を4つ組み合わせ1分間にどのくらい話せるのかを正確に把握し説明する内容を構築する必要があります。

イメージすると「難しい」と感じてしまうかもしれませんが、トレーニングすると簡単に身に着けることができます。

音声メディアを使ったり、スマートフォンの録音機能を使い実際に時間を測りながら話すことを繰り返すことで自然に身につきます。

まずは自分が15秒~1分間でどのくらい話せるのかをしっかりと把握しましょう。

要約力

要約力で重要な事は内容の本質をつかむことです。

的確に本質が把握できるので、短時間で説明すべきことをワンフレーズで説明する事ができます。

ある程度時間がある時でも先に本質を提示してそこから各論に続くこともできるので聞き手にわかりやすく説明する時に必要なスキルです。

要約力に大切な事は

  1. ポイントとなる部分はどこなのか
  2. 相手が知りたい部分はどこなのか

この2点をしっかり把握することが必要です。

聞き手が覚えられる数にポイントをできるだけ少ない数に絞り込むことも大切です。

この時、ポイントは3つにまで絞ると良いでしょう。

例示力

例示力とは具体的に例をあげるという事です。

相手が全く分からない物をおおよそわかるもので説明することで、分かるにくい物事を既にあるものを例に挙例え「つまりこういうことです」と説明する力になります。

抽象的で一般的ではない物を説明するときに「例えばこういうことです」と、一例をあげる方が時間もかからず素早く相手の納得感を得られます。

上手な説明をするために必要な事

続いて上手な説明をするために必要な事を見ていきましょう。

情報を絞り込む

説明すべき対象物の知識が全くない相手に説明する時に大切なのは莫大な情報の中から適切な情報のみを絞りこむ事です。

  1. 優先順位をつける
  2. 必要な情報を3つに絞る
  3. いらない情報は思い切って切る

前もって相手の理解がつまずきそうな箇所を予測しこちらから相手の疑問を引き出してあげることも説明する側が心がけたいポイントになります。

話がうまい人の話し方4つステップ

上で説明した上手な説明の基本フォーマットになります。

実は話がうまい人はこのフォーマット通りに話しているので是非マネしましょう。

  1. まず一言で言うと〇〇です
  2. つまり詳しく言うと〇〇です
  3. 具体的に言うと〇〇です
  4. まとめると〇〇です

このフォーマットに落とし込んで実際に1つのテーマを決めて説明してみましょう。

この時大切なのは1分間にまとめられる量という点です。

1つの項目に対して15秒で話すので15秒×4=1分間になります。

初めは1分間を超えてしまうかもしれませんが、4~5回と練習するうちに、どのくらいの情報量が1分間でまとめられるかを知ることができます。

要約する時参考にするには新聞記事や本の1項目を見ると良いでしょう。

説明をわかりやすくする比喩や具体例の選び方

体験を説明する時には比喩や具体例を入れる事でわかりやすい説明になります。

この時大切にしたいポイントは聞き手の事情に合わせるという点です。

聞き手はどんな人でしょうか?

  • ビジネスパーソンか?
  • 高校生か?
  • 主婦か?

聞き手が変わるとテーマは同じでも具体例は変わってくるのが理解できるでしょう。

相手が聞きたがっている事は何なのか?相手のレベルはどのくらいなのか?この様な事を探りながら進める事で「良い説明」ができるようになります。

自分本位ではなくあくまで主役は聞き手

分からない点はあります?他に気になる事はありますか?という疑問も入れ相手の把握状況もしっかり理解することが重要になります。

相手の疑問に的確に答える説明力は事前準備が重要

相手の疑問に的確に答える、聞き手に伝わりやすい説明力について説明してきました。

15秒~1分間に自分がどのくらいのスピードと情報量で説明できるのかを把握する必要があることが分かりました。

つまり事前準備が重要だという事ですね。

この時に注意したいのは分厚いマニュアルや説明書の様な内容にならないようにすると言う点です。

説明する為に調べていると、情報量が沢山あるので必要な情報と必要ではない情報が自分でもわからない!という事が起きます。

自分でも情報をしっかりと整理できていないと、情報が多すぎて優先順位も不明確になっていまい結果的に情報の羅列でしかないという事になります。

慣れるまでは大変ですが、それでもトレーニングを繰り返すことで説明力を身につける事はできます。

是非ルーティン化し自分の中に説明力を身に着ける時間を作ってトレーニングしていきましょう。

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